W ramach projektu przygotowano obsługę procesów w obszarach: zarządzanie kadrami i czasem pracy, rozliczanie listy płac wraz z naliczaniem rezerw, ZFŚS (Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych). Wdrożono także rozwiązania usprawniające zarządzanie szkoleniami i samoobsługę pracowniczą oraz menadżerską z wykorzystaniem autorskich rozwiązań Gavdi Self Service Platform oraz Gavdi Time Management Platform. Synthos samodzielnie odpowiadał za proces wdrożenia wspierając się partnerami, z których głównym był SAP Polska, a wdrożenie w obszarze HR przeprowadziła firma Gavdi Polska.

Celem projektu Rubicon 2.0 było wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego opartego o system SAP S4/HANA oraz SAP HCM, aby zoptymalizować m.in. procesy kadrowo-płacowe wewnątrz firmy. Dzięki nowoczesnemu i intuicyjnemu rozwiązaniu, znacząco usprawniona została praca działu HR, a szereg manualnych czynności zostało zautomatyzowanych. Ponadto system udostępniono pracownikom i kadrze menadżerskiej, co umożliwiło im samodzielne wnioskowanie i zatwierdzanie między innymi wniosków urlopowych, planowanie harmonogramów pracy, dostęp do wybranych danych pracowników, dostęp do elektronicznych pasków płacowych czy też do składania wniosków ZFŚS.

– Nowy i spójny system usprawniający procesy kadrowo-płacowe daje nam ogromne możliwości i w wymierny sposób zwiększa efektywność pracy działu HR. Wiele procesów HR w firmie zostało ujednoliconych, a poprzez wdrożenie narzędzi do samoobsługi pracowniczej podniósł się komfort i bezpieczeństwo pracy pracowników, np.: w zakresie realizacji przepisów Prawa Pracy. Czynności wdrożeniowe rozpoczęły się w marcu 2018, a pierwsze rozliczenie i wypłata wynagrodzeń z wykorzystaniem nowego rozwiązania nastąpiła zgodnie z harmonogramem w styczniu 2019 – mówi Tomasz Cisowski, Kierownik Działu Administracji Personalnej Grupy Synthos.

Przyjazny interfejs dla użytkownika

W ramach projektu, oprócz interfejsu użytkownika profesjonalnego (pracownika działu kadr i płac), wdrożono także platformy samoobsługowe w technologii Fiori (najnowszy interfejs stworzony dla wygody użytkownika w oparciu o intuicyjną pracę na różnych typach urządzeń) oraz autorskie produkty Gavdi: Gavdi eDeklaracje – narzędzie do generowania, elektronicznej wysyłki i archiwizacji PITów, Gavdi Document Generator służący do optymalizacji procesu generowania wszelkich dokumentów i zaświadczeń kadrowo-płacowych oraz Gavdi Reporter pozwalający sprawnie i szybko tworzyć dowolne raporty zawierające przekrojowe dane przetwarzane w SAP HCM.

– Ten projekt odznaczał się niezwykłą współpracą obu stron. W trakcie realizacji okazało się, że należy poszerzyć jego zakres o dodatkowe elementy, które okazały się być niezbędne do zaspokojenia całości potrzeb obszaru HR. Były to dedykowane rozwiązania do rozliczania rezerw oraz moduł ZFŚS. Jednak dzięki zaangażowaniu obu stron wszystkie prace zostały zrealizowane w terminie. Obecnie pracujemy nad innowacyjnym rozwiązaniem dotyczącym planowania kosztów osobowych, którego start produkcyjny jest zaplanowany na wrzesień 2019 roku. Rozpocznie się wtedy budżetowanie na rok 2020 w całości realizowane w systemie SAP – mówi Marcin Bogacki, kierownik projektu Synthos z ramienia Gavdi i Kierownik Zespołu Konsultantów płacowych w Gavdi.

Projekt wdrożeniowy Rubicon 2.0 realizowany był w całości w metodyce Agile. W ramach dalszych prac planowane jest uruchomienie samoobsługi pracowniczej dla spółek grupy Synthos w Czechach.

Grupa Kapitałowa Synthos S.A. jest jednym z największych producentów surowców chemicznych w Polsce. Spółka jest pierwszym w Europie producentem kauczuków syntetycznych oraz największym europejskim producentem polistyrenu do spieniania. Zajmuje również pierwsze miejsce wśród producentów i sprzedawców płyt XPS w Europie Centralnej.

Działalność Synthos S.A. opiera się na produkcji i sprzedaży wyrobów chemicznych wykorzystanych jako surowce i produkty pośrednie przede wszystkim w przemyśle samochodowym, w branży budowlanej i w branży opakowań. Spółka jest ponadto producentem klejów stosowanych w przemyśle drzewnym i papierniczym oraz środków ochrony roślin.