Podstawowym założeniem w zarządzaniu dokumentacją na projekcie jest zapewnienie właściwego jej obiegu w ramach założonego budżetu i harmonogramu. Przez obieg dokumentacji rozumiemy: jej przygotowanie, dystrybucję, sprawdzenie, kontrolę kompletności oraz archiwizację. W tym przypadku jakość, koszt i czas są podstawowymi parametrami znacząco wpływającymi na końcową ocenę zrealizowanego przedsięwzięcia.

We FLUOR za sprawność systemu zarządzania dokumentacją odpowiada wyspecjalizowana komórka zajmująca się Zarządzaniem Dokumentacją i Danymi Projektowymi (ang. PDDM).

Wśród dokumentów projektowych, za których kontrolę odpowiedzialny jest PDDM są rysunki, specyfikacje, raporty i obliczenia oraz dane otrzymane od Klienta, dostawców i podwykonawców. Ich właściwe przechowywanie jest ważnym elementem procesu zarządzania, gdyż dokumenty te stanowią kartę gwarancyjną i w sytuacji wystąpienia nieprzewidzianych zdarzeń można je szybko pozyskać chociażby dla potrzeb reklamacyjnych. PDDM opracowuje i wdraża dwie listy, które znacząco wpływają na optymalizację prac projektowych. Są to: Rejestr Dokumentów Podstawowych oraz Matryca Dystrybucji Dokumentów.

Rejestr Dokumentów Podstawowych zawiera listę dokumentów z przypisanymi unikalnymi numerami wraz z rodzajem przeznaczenia tzw. status dokumentu (np. Wydano do Zatwierdzenia, Wydano do Projektowania, Wydano do Wykonawstwa), ich rewizje oraz terminy wydań. Lista ta pełni funkcję kontrolną, gdyż dokładnie wskazuje ile i kiedy wydano dokumentów. Dokument ten ma znaczący wpływ na proces zarządzania projektem, gdyż pozwala na podjęcie odpowiednich działań, w celu zminimalizowania lub całkowitego wyeliminowania potencjalnych opóźnień.

Natomiast Matryca Dystrybucji Dokumentów usprawnia obieg dokumentów i danych, gdyż zawiera ona listę rodzajów dokumentów z przypisanymi odbiorcami. Wykorzystuje się ją w celu przekazania właściwego dokumentu do właściwego adresata. Lista ta jest cyklicznie aktualizowana, gdyż jest ściśle powiązana z fazami projektu i pozwala na uniknięcie przekazania niewłaściwych danych.

PDDM posługuje się system informatycznym, którego interface oparty jest na przeglądarkach sieci web i służy do przechowywania oraz wymiany dokumentów i danych. Tworzy on centralną bazę zawsze aktualnych informacji oraz zachowuje ich pełną historię. Najważniejszą zaletą systemu stosowanego we FLUOR jest możliwość wielobranżowego przeglądania i komentowania dokumentów przez wszystkie strony zespołu projektowego w jednym czasie bez względu na położenie geograficzne i potrzeby instalacji dodatkowego oprogramowania. Terminowość, wymagana przy takich przeglądach, odgrywa olbrzymią rolę w procesie zarządzania dokumentacją. Dlaczego? Albowiem przeglądy wielobranżowe są ograniczone czasowo i mają bardzo duże znaczenie w realizacji przedsięwzięcia, pozwalają na znaczne zminimalizowanie błędów na etapie projektowania oraz szybszą reakcję i lepsze dostosowanie się do wymagań inwestorów. Dlatego też monitorowanie przez PDDM przebiegu przeglądu znacząco ogranicza ryzyko potencjalnego opóźnienia i zapewnia skuteczny obieg informacji.

Dla FLUOR sprawna realizacja i sukces projektu są podstawą, a kluczem często jest właściwe zarządzanie dokumentacją, które może przynieść duże korzyści. Po pierwsze dobre zarządzanie dokumentacją ułatwia wykonywanie zadań na czas i zgodnie z budżetem, a to ucieszy chociażby Klienta. A po drugie, dzięki efektywnemu wykorzystaniu zasobów, styl działania organizacji jest jasny i przejrzysty, podnosi się motywacja i satysfakcja osób pracujących na projektach, a każda z zaangażowanych stron posiada swobodę dostępu do dokumentacji niezależnie od czasu i miejsca pobytu.

Autor: Barbara Farion, Fluor S.A.

Fot.: 123rf.com